From 41c22b2f06304ab147adb3fdf7642b5ef3e82683 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: RaymondVerhoef Date: Mon, 13 Jul 2026 09:22:01 +0200 Subject: [PATCH] Add comprehensive documentation for roles, security, spending policies, and organizational identity - Introduced a new document detailing the roles and accountabilities within Respellion, outlining the Holacracy structure and operational roles. - Created a security policy document covering GDPR compliance, personal data handling, and workplace safety procedures. - Added a spending and contracting policy that defines expense categories, reimbursement processes, and guidelines for asset expenses. - Established a document outlining Respellion's identity, services, governance model, and onboarding procedures for new employees. --- knowledge-base/Rebel ideas.md | 8 + .../knowledge-base}/day-to-day.md | 0 .../knowledge-base}/holiday-and-leave.md | 0 .../knowledge-base}/how-we-work-together.md | 0 .../{ => Respellion/knowledge-base}/index.md | 0 .../learning-personal-development.md | 0 .../pension-scheme-and-benefits.md | 0 .../respellion-organisatie-inrichting.md | 232 ++++++++++++++++++ .../roles-and-accountabilities.md | 0 .../knowledge-base}/security.md | 0 .../spending-and-contracting.md | 0 .../knowledge-base}/who-we-are.md | 0 12 files changed, 240 insertions(+) create mode 100644 knowledge-base/Rebel ideas.md rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/day-to-day.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/holiday-and-leave.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/how-we-work-together.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/index.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/learning-personal-development.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/pension-scheme-and-benefits.md (100%) create mode 100644 knowledge-base/Respellion/knowledge-base/respellion-organisatie-inrichting.md rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/roles-and-accountabilities.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/security.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/spending-and-contracting.md (100%) rename knowledge-base/{ => Respellion/knowledge-base}/who-we-are.md (100%) diff --git a/knowledge-base/Rebel ideas.md b/knowledge-base/Rebel ideas.md new file mode 100644 index 0000000..37d10e0 --- /dev/null +++ b/knowledge-base/Rebel ideas.md @@ -0,0 +1,8 @@ +- [ ] Whereabouts voor kantoor aanwezigheid +- [ ] Interne kennis teams +- [ ] Check Daisy labs +- [ ] DCMR hidden layer run voor AI litteracy +- [ ] AI works summit voor Evan +- [ ] Klantevemementen +- [ ] Lectures TU +- [ ] Marketing targets stellen \ No newline at end of file diff --git a/knowledge-base/day-to-day.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/day-to-day.md similarity index 100% rename from knowledge-base/day-to-day.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/day-to-day.md diff --git a/knowledge-base/holiday-and-leave.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/holiday-and-leave.md similarity index 100% rename from knowledge-base/holiday-and-leave.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/holiday-and-leave.md diff --git a/knowledge-base/how-we-work-together.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/how-we-work-together.md similarity index 100% rename from knowledge-base/how-we-work-together.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/how-we-work-together.md diff --git a/knowledge-base/index.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/index.md similarity index 100% rename from knowledge-base/index.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/index.md diff --git a/knowledge-base/learning-personal-development.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/learning-personal-development.md similarity index 100% rename from knowledge-base/learning-personal-development.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/learning-personal-development.md diff --git a/knowledge-base/pension-scheme-and-benefits.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/pension-scheme-and-benefits.md similarity index 100% rename from knowledge-base/pension-scheme-and-benefits.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/pension-scheme-and-benefits.md diff --git a/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/respellion-organisatie-inrichting.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/respellion-organisatie-inrichting.md new file mode 100644 index 0000000..39bf5af --- /dev/null +++ b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/respellion-organisatie-inrichting.md @@ -0,0 +1,232 @@ +--- +title: Respellion — organisatie-inrichting +category: Inrichtingsdocument +summary: > + Beschrijvend inrichtingsdocument van Respellion: hoe de organisatie is + ingericht langs organisatiemodel, communicatiemodel, performancemodel, + coachingcultuur, beloningsstructuur (richtinggevend Baarda-model) en + opschalen/toekomstperspectief. Beperkt tot inrichting; operationele + procedures zijn bewust buiten scope gehouden. +tags: + - inrichting + - holacracy + - sociocracy + - consent + - coachingcultuur + - performancemodel + - baarda + - opschalen +status: beschrijvend inrichtingsdocument (geen operationeel beleid) +related_topics: + - who-we-are.md + - how-we-work-together.md + - roles-and-accountabilities.md + - learning-personal-development.md +--- + +# Respellion — organisatie-inrichting + +Dit document beschrijft *hoe Respellion als organisatie is ingericht*. Het gaat +over de structuur, de spelregels en de onderliggende ontwerpkeuzes — niet over +operationele procedures zoals verlof, urenregistratie of tooling-instellingen. +Waar een uitspraak op vastgesteld handboekbeleid berust, is dat de basis; waar +een onderdeel richtinggevend en nog niet vastgesteld is, staat dat expliciet +vermeld. + +Respellion is een softwareontwikkelbedrijf, opgericht in 2024 door voormalige +leiders van QDelft, met als doel "een maatschappij waarin open-source technologie +wordt ingezet om digitalisering op een duurzame manier mogelijk te maken". De +organisatie positioneert zich als *responsibly rebellious*: innovatieve +werkwijzen gecombineerd met maatschappelijke verantwoordelijkheid. Vier +kernwaarden — Trust, Courage, Self-discipline en Entrepreneurship — vormen de +grondslag onder elke inrichtingskeuze die hieronder wordt beschreven. + +## 1. Organisatiemodel + +Respellion is ingericht volgens **Holacracy**, een governancemodel voor +zelforganisatie zonder traditionele managementhiërarchie. Het uitgangspunt is +kernachtig samengevat als "no management, no job descriptions": er zijn geen +leidinggevende functies, alleen dynamische rollen met expliciete +verantwoordelijkheden. + +Vier ontwerpkeuzes typeren het model: + +- statische functieomschrijvingen worden vervangen door **dynamische rollen**; +- **gedelegeerd gezag** wordt vervangen door **gedistribueerd gezag** — autoriteit + ligt bij de rol, niet bij een persoon of een baas; +- grote reorganisaties worden vervangen door **continue micro-iteraties**; +- kantoorpolitiek wordt vervangen door **transparante regels en gedisciplineerde + processen**. + +De organisatie is opgebouwd uit geneste **circles**: de *Anchor Circle* met +daaronder *Operations* en daaronder weer *Software Delivery*. Rollen zijn +geclusterd in de circle waar ze thuishoren. Vier structurele rollen zijn +constitutioneel verplicht en keren in elke circle terug: **Circle Lead** (houdt de +purpose van de circle), **Facilitator** (bewaakt proces en governance), +**Secretary** (borgt besluiten en administratie) en **Circle Rep** (kanaliseert +spanningen naar de bredere circle). Daarnaast bestaan tal van operationele rollen +(zoals People Officer, Privacy Officer, Process Guardian, Treasury Keeper) die +elk een eigen purpose en accountabilities dragen. + +De motor onder het model is de **tension**: het ervaren verschil tussen de huidige +en een betere situatie. Iedereen kan een tension inbrengen; die wordt verwerkt in +een tactical of governance meeting en leidt tot een concrete actie of een +rolwijziging. Zo evolueert de structuur voortdurend van onderop, in plaats van via +periodieke reorganisaties. Een oprichter vat de houding samen als *tuinieren in +plaats van bouwen*: condities scheppen voor groei, niet bouwen naar een rigide +blauwdruk. De actuele rolinvulling is voor iedereen transparant vastgelegd in +GlassFrog. + +## 2. Communicatiemodel + +Het communicatiemodel is de directe consequentie van gedistribueerd gezag: als +niemand "de baas" is, moeten afstemming en besluitvorming via heldere, +transparante gremia verlopen. Respellion kent daarvoor twee vergaderlijnen, een +besluitvormingsnorm en een aantal cultuurafspraken. + +**Twee vergaderlijnen.** *Tactical meetings* richten zich op operationele +coördinatie en resulteren in concrete taken, toegewezen aan rollen en bijgehouden +op het taakbord. *Governance meetings* richten zich op de structuur zelf: rollen +worden er gecreëerd, gewijzigd of opgeheven om spanningen op te lossen. Beide +worden vastgelegd in Microsoft Loop, zodat besluiten en hun onderbouwing +naspeurbaar blijven. + +**Besluitvorming op basis van consent.** Onder Holacracy ligt de oudere +**sociocratische** traditie, en Respellion houdt die laag bewust zichtbaar. Een +besluit komt tot stand op basis van *commitment/consent* — niet op basis van +consensus en niet via meerderheid. Het leidende principe is dat een voorstel +doorgaat zolang er geen onderbouwd bezwaar is, en dat *iedereen die door een +besluit wordt geraakt daar invloed op moet kunnen uitoefenen*. In de woorden van +de organisatie: "de stem van de minderheid wordt altijd in aanmerking genomen". +Sociocracy voegt daar een pragmatisch principe aan toe dat naadloos bij de +rebelse cultuur past — *verander alleen wat nodig is en start waar de spanning +zit* — wat verklaart waarom Respellion evolueert in kleine stappen in plaats van +in grote ontwerpen. Deze consent-laag is wat gedistribueerd gezag legitiem en +gedragen maakt; zonder consent zou autonomie verworden tot willekeur. + +**Cultuurafspraken.** De waarde Trust vertaalt zich in een expliciete norm: "we +praten mét elkaar, niet óver elkaar", en spanningen worden direct benoemd in +plaats van te laten sudderen. De transparantie van GlassFrog (wie welke rol +vervult) en Loop (welke besluiten er zijn genomen) maakt dat de organisatie +zonder hiërarchische informatiestroom toch afgestemd blijft. + +## 3. Performancemodel + +Respellion heeft het klassieke performancemanagement — periodieke beoordeling met +oordeel en sanctie — bewust vervangen door een **continue, ontwikkelingsgerichte +benadering**. Prestatie wordt niet één keer per jaar beoordeeld, maar doorlopend +besproken in de coachingcultuur (zie §4). + +De inhoudelijke maatstaf zijn de **5 Pillars of Value**, die samen bepalen welke +waarde iemand toevoegt. De pijlers wegen bewust verschillend: + +- **A. Basiservaring & expertise** (weging 100%) — fundamentele vakkennis en + vaardigheden; +- **B. Rolvervulling & verantwoordelijkheid** (75%) — het eigenaarschap in de + holacratische rollen; +- **C. Impact & resultaat** (80%) — de tastbare waarde voor klanten en purpose; +- **D. Ontwikkeling & leercurve** (100%) — groei op intellectueel, emotioneel en + fysiek vlak, gekoppeld aan het persoonlijk ontwikkelplan; +- **E. Cultuur & samenwerking** (80%) — bijdrage aan het team en het naleven van + de waarden. + +De beoordeling verloopt via **self-evaluation**: medewerkers scoren zichzelf op de +vijf pijlers, waarna collega's dat oordeel tijdens de Huddle Elevators actief +challengen om het compleet en eerlijk te houden. Op organisatieniveau is dit +verankerd in het ISO 9001-kwaliteitssysteem, waar de klassieke *management review* +is vervangen door een strategische review in de Anchor Circle en waar een formele +review van rolvervulling twee keer per jaar plaatsvindt. Het uitgangspunt daarbij +is dat mensen "ons belangrijkste kapitaal" zijn. + +## 4. Coachingcultuur + +De coachingcultuur is het hart van de mensgerichte inrichting en de drager van het +performancemodel. Het is een cultuur van continue feedback, ondersteuning en +begeleiding, gericht op ontwikkeling in plaats van beoordeling. De cultuur is +ingericht met vier vaste elementen. + +**Huddle Check-ins.** Twee keer per week komen kleine, vaste groepen bij elkaar +voor snelle verbinding, updates en onderlinge steun. De frequentie en het vaste +karakter maken de verbinding betekenisvoller dan klassieke mentoring. + +**Huddle Elevators.** Elke twee maanden vindt een diepere, gefaciliteerde +ontwikkelsessie plaats. De "elevator"-gedachte legt de nadruk op *voortbouwen op +sterktes* in plaats van alleen zwaktes repareren. Hier vindt ook de +self-evaluation van het performancemodel plaats. + +**Capacity Building Framework.** Ontwikkeling is holistisch ingericht in drie +domeinen: **Professional** (vakinhoudelijke en intellectuele vaardigheden), +**Emotional** (sociale vaardigheden, zelfreflectie, afstemming van persoonlijke +waarden op het werk) en **Physical** (gezonde leefstijl). + +**Persoonlijk Ontwikkelplan (POP).** Elke medewerker stelt een POP op, gebaseerd +op **Ofman's kernkwadrant** (kernkwaliteit → valkuil → uitdaging → allergie). Het +plan wordt gedeeld op een Miro-bord en besproken tijdens de Elevators. + +Twee kenmerken maken de cultuur werkbaar. Ten eerste zijn **openheid en +kwetsbaarheid** een expliciete voorwaarde: medewerkers worden aangemoedigd open te +zijn over ontwikkelpunten, zodat collega's beter kunnen ondersteunen. Ten tweede +worden **fouten gevierd** — de "Most Rebellious Failures" bij de tweemaandelijkse +celebration maken van leren-door-falen een norm en versterken de psychologische +veiligheid. + +## 5. Beloningsstructuur + +De beloningsfilosofie is een directe vertaling van de kernwaarden: **belonen naar +toegevoegde waarde, niet naar dienstjaren of functietitel.** De inrichting bestaat +uit een vastgesteld deel en een richtinggevend deel. + +**Vastgesteld — Growth & Reward.** De salarisontwikkeling volgt de prestatie op de +5 Pillars of Value. De self-evaluationscore wordt gekoppeld aan een **bandingmodel** +met oplopende verhogingscategorieën (bijvoorbeeld 0–2%, 2–4%, enzovoort), zodat +bovengemiddelde prestatie ook bovengemiddeld wordt beloond in plaats van een +automatische verhoging voor iedereen. Bij het bepalen van de banden wegen de +financiële gezondheid van het bedrijf, de inflatie (CPI) en de marktconformiteit +mee; instroommoment binnen het jaar wordt pro-rata verrekend. De banding wordt ten +slotte over de huddles heen gevalideerd om het beeld eerlijk en consistent te +houden. + +**Richtinggevend, nog niet vastgesteld — het Baarda-model.** Als volgende stap in +de beloningsstructuur verkent Respellion een **IT-geoptimaliseerde Baarda-ladder** +(conceptdocument "Optie 3"). Dit model is gebaseerd op Rolf Baarda's principe +*toegevoegde waarde = kennis × probleemoplossend vermogen* (TW = K × POV). Kern is +dat het **niveau van een medewerker uitsluitend wordt bepaald door +probleemoplossend vermogen** — niet door dienstjaren, opleiding of titel. De ladder +kent acht niveaus die de Baarda-rollen vertalen naar IT-disciplines (full stack +developers, QA-engineers, business analisten en agile coaches), met per niveau een +tariefklasse-indicatie die in detacheringscontext als kwalificatie richting +klanten dient. Dit onderdeel is expliciet **conceptueel en richtinggevend**: er +liggen nog open besluiten over onder meer de naamgeving, de eenmalige initiële +plaatsing van medewerkers, de te gebruiken marktbenchmark en de interne validatie +van de gedragsindicatoren. + +## 6. Opschalen en toekomstperspectief + +De inrichting is ontworpen om te groeien **zonder managementlagen toe te voegen**. +Respellion groeit van 15 teamleden (2025) naar een beoogde 30 (2026), met als doel +complete, inzetbare ontwikkelteams te kunnen leveren. + +Twee mechanismen maken die schaalbaarheid mogelijk. Ten eerste **circle-nesting**: +zodra de complexiteit binnen een circle toeneemt, splitst een deel zich af als +sub-circle met eigen rollen en structurele bezetting. De bestaande gelaagdheid +(Anchor → Operations → Software Delivery) is daar al de uitdrukking van; verdere +groei betekent meer geneste circles, niet meer hiërarchie. Ten tweede biedt de +**Baarda-ladder** — zodra vastgesteld — een schaalbaar beloningsraamwerk dat ook +bij groei intern vergelijkbaar en naar klanten uitlegbaar blijft, doordat elk +niveau een objectieve niveau-kwalificatie geeft. + +De consent- en tension-mechanismen (§1 en §2) zijn intrinsiek schaalbaar: ze +verwerken verandering lokaal en continu, waardoor de organisatie ook bij groei +adaptief blijft zonder centrale sturing. Het toekomstperspectief is daarmee een +organisatie die in omvang verdubbelt terwijl ze haar platte, zelforganiserende +karakter en haar maatschappelijke, open-source purpose behoudt. + +## Samenhang + +De zes onderdelen vormen één consistente logica. **Consent** legitimeert het +gedistribueerde gezag van **Holacracy**; het **communicatiemodel** maakt dat gezag +werkbaar; het **performancemodel** en de **coachingcultuur** houden de mensen +erin gezond en in ontwikkeling; de **beloningsstructuur** zorgt dat toegevoegde +waarde — niet anciënniteit — telt; en het **opschaalmodel** laat dit alles groeien +zonder de platte structuur op te geven. Alle zes wortelen in de vier kernwaarden: +Trust, Courage, Self-discipline en Entrepreneurship. diff --git a/knowledge-base/roles-and-accountabilities.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/roles-and-accountabilities.md similarity index 100% rename from knowledge-base/roles-and-accountabilities.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/roles-and-accountabilities.md diff --git a/knowledge-base/security.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/security.md similarity index 100% rename from knowledge-base/security.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/security.md diff --git a/knowledge-base/spending-and-contracting.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/spending-and-contracting.md similarity index 100% rename from knowledge-base/spending-and-contracting.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/spending-and-contracting.md diff --git a/knowledge-base/who-we-are.md b/knowledge-base/Respellion/knowledge-base/who-we-are.md similarity index 100% rename from knowledge-base/who-we-are.md rename to knowledge-base/Respellion/knowledge-base/who-we-are.md