Add comprehensive documentation for roles, security, spending policies, and organizational identity

- Introduced a new document detailing the roles and accountabilities within Respellion, outlining the Holacracy structure and operational roles.
- Created a security policy document covering GDPR compliance, personal data handling, and workplace safety procedures.
- Added a spending and contracting policy that defines expense categories, reimbursement processes, and guidelines for asset expenses.
- Established a document outlining Respellion's identity, services, governance model, and onboarding procedures for new employees.

knowledge-base/Rebel ideas.md

@@ -0,0 +1,8 @@
+- [ ] Whereabouts voor kantoor aanwezigheid 
+- [ ] Interne kennis teams
+- [ ] Check Daisy labs 
+- [ ] DCMR hidden layer run voor AI litteracy
+- [ ] AI works summit voor Evan
+- [ ] Klantevemementen 
+- [ ] Lectures TU
+- [ ] Marketing targets stellen

knowledge-base/Respellion/knowledge-base/respellion-organisatie-inrichting.md

@@ -0,0 +1,232 @@
+---
+title: Respellion — organisatie-inrichting
+category: Inrichtingsdocument
+summary: >
+  Beschrijvend inrichtingsdocument van Respellion: hoe de organisatie is
+  ingericht langs organisatiemodel, communicatiemodel, performancemodel,
+  coachingcultuur, beloningsstructuur (richtinggevend Baarda-model) en
+  opschalen/toekomstperspectief. Beperkt tot inrichting; operationele
+  procedures zijn bewust buiten scope gehouden.
+tags:
+  - inrichting
+  - holacracy
+  - sociocracy
+  - consent
+  - coachingcultuur
+  - performancemodel
+  - baarda
+  - opschalen
+status: beschrijvend inrichtingsdocument (geen operationeel beleid)
+related_topics:
+  - who-we-are.md
+  - how-we-work-together.md
+  - roles-and-accountabilities.md
+  - learning-personal-development.md
+---
+
+# Respellion — organisatie-inrichting
+
+Dit document beschrijft *hoe Respellion als organisatie is ingericht*. Het gaat
+over de structuur, de spelregels en de onderliggende ontwerpkeuzes — niet over
+operationele procedures zoals verlof, urenregistratie of tooling-instellingen.
+Waar een uitspraak op vastgesteld handboekbeleid berust, is dat de basis; waar
+een onderdeel richtinggevend en nog niet vastgesteld is, staat dat expliciet
+vermeld.
+
+Respellion is een softwareontwikkelbedrijf, opgericht in 2024 door voormalige
+leiders van QDelft, met als doel "een maatschappij waarin open-source technologie
+wordt ingezet om digitalisering op een duurzame manier mogelijk te maken". De
+organisatie positioneert zich als *responsibly rebellious*: innovatieve
+werkwijzen gecombineerd met maatschappelijke verantwoordelijkheid. Vier
+kernwaarden — Trust, Courage, Self-discipline en Entrepreneurship — vormen de
+grondslag onder elke inrichtingskeuze die hieronder wordt beschreven.
+
+## 1. Organisatiemodel
+
+Respellion is ingericht volgens **Holacracy**, een governancemodel voor
+zelforganisatie zonder traditionele managementhiërarchie. Het uitgangspunt is
+kernachtig samengevat als "no management, no job descriptions": er zijn geen
+leidinggevende functies, alleen dynamische rollen met expliciete
+verantwoordelijkheden.
+
+Vier ontwerpkeuzes typeren het model:
+
+- statische functieomschrijvingen worden vervangen door **dynamische rollen**;
+- **gedelegeerd gezag** wordt vervangen door **gedistribueerd gezag** — autoriteit
+  ligt bij de rol, niet bij een persoon of een baas;
+- grote reorganisaties worden vervangen door **continue micro-iteraties**;
+- kantoorpolitiek wordt vervangen door **transparante regels en gedisciplineerde
+  processen**.
+
+De organisatie is opgebouwd uit geneste **circles**: de *Anchor Circle* met
+daaronder *Operations* en daaronder weer *Software Delivery*. Rollen zijn
+geclusterd in de circle waar ze thuishoren. Vier structurele rollen zijn
+constitutioneel verplicht en keren in elke circle terug: **Circle Lead** (houdt de
+purpose van de circle), **Facilitator** (bewaakt proces en governance),
+**Secretary** (borgt besluiten en administratie) en **Circle Rep** (kanaliseert
+spanningen naar de bredere circle). Daarnaast bestaan tal van operationele rollen
+(zoals People Officer, Privacy Officer, Process Guardian, Treasury Keeper) die
+elk een eigen purpose en accountabilities dragen.
+
+De motor onder het model is de **tension**: het ervaren verschil tussen de huidige
+en een betere situatie. Iedereen kan een tension inbrengen; die wordt verwerkt in
+een tactical of governance meeting en leidt tot een concrete actie of een
+rolwijziging. Zo evolueert de structuur voortdurend van onderop, in plaats van via
+periodieke reorganisaties. Een oprichter vat de houding samen als *tuinieren in
+plaats van bouwen*: condities scheppen voor groei, niet bouwen naar een rigide
+blauwdruk. De actuele rolinvulling is voor iedereen transparant vastgelegd in
+GlassFrog.
+
+## 2. Communicatiemodel
+
+Het communicatiemodel is de directe consequentie van gedistribueerd gezag: als
+niemand "de baas" is, moeten afstemming en besluitvorming via heldere,
+transparante gremia verlopen. Respellion kent daarvoor twee vergaderlijnen, een
+besluitvormingsnorm en een aantal cultuurafspraken.
+
+**Twee vergaderlijnen.** *Tactical meetings* richten zich op operationele
+coördinatie en resulteren in concrete taken, toegewezen aan rollen en bijgehouden
+op het taakbord. *Governance meetings* richten zich op de structuur zelf: rollen
+worden er gecreëerd, gewijzigd of opgeheven om spanningen op te lossen. Beide
+worden vastgelegd in Microsoft Loop, zodat besluiten en hun onderbouwing
+naspeurbaar blijven.
+
+**Besluitvorming op basis van consent.** Onder Holacracy ligt de oudere
+**sociocratische** traditie, en Respellion houdt die laag bewust zichtbaar. Een
+besluit komt tot stand op basis van *commitment/consent* — niet op basis van
+consensus en niet via meerderheid. Het leidende principe is dat een voorstel
+doorgaat zolang er geen onderbouwd bezwaar is, en dat *iedereen die door een
+besluit wordt geraakt daar invloed op moet kunnen uitoefenen*. In de woorden van
+de organisatie: "de stem van de minderheid wordt altijd in aanmerking genomen".
+Sociocracy voegt daar een pragmatisch principe aan toe dat naadloos bij de
+rebelse cultuur past — *verander alleen wat nodig is en start waar de spanning
+zit* — wat verklaart waarom Respellion evolueert in kleine stappen in plaats van
+in grote ontwerpen. Deze consent-laag is wat gedistribueerd gezag legitiem en
+gedragen maakt; zonder consent zou autonomie verworden tot willekeur.
+
+**Cultuurafspraken.** De waarde Trust vertaalt zich in een expliciete norm: "we
+praten mét elkaar, niet óver elkaar", en spanningen worden direct benoemd in
+plaats van te laten sudderen. De transparantie van GlassFrog (wie welke rol
+vervult) en Loop (welke besluiten er zijn genomen) maakt dat de organisatie
+zonder hiërarchische informatiestroom toch afgestemd blijft.
+
+## 3. Performancemodel
+
+Respellion heeft het klassieke performancemanagement — periodieke beoordeling met
+oordeel en sanctie — bewust vervangen door een **continue, ontwikkelingsgerichte
+benadering**. Prestatie wordt niet één keer per jaar beoordeeld, maar doorlopend
+besproken in de coachingcultuur (zie §4).
+
+De inhoudelijke maatstaf zijn de **5 Pillars of Value**, die samen bepalen welke
+waarde iemand toevoegt. De pijlers wegen bewust verschillend:
+
+- **A. Basiservaring & expertise** (weging 100%) — fundamentele vakkennis en
+  vaardigheden;
+- **B. Rolvervulling & verantwoordelijkheid** (75%) — het eigenaarschap in de
+  holacratische rollen;
+- **C. Impact & resultaat** (80%) — de tastbare waarde voor klanten en purpose;
+- **D. Ontwikkeling & leercurve** (100%) — groei op intellectueel, emotioneel en
+  fysiek vlak, gekoppeld aan het persoonlijk ontwikkelplan;
+- **E. Cultuur & samenwerking** (80%) — bijdrage aan het team en het naleven van
+  de waarden.
+
+De beoordeling verloopt via **self-evaluation**: medewerkers scoren zichzelf op de
+vijf pijlers, waarna collega's dat oordeel tijdens de Huddle Elevators actief
+challengen om het compleet en eerlijk te houden. Op organisatieniveau is dit
+verankerd in het ISO 9001-kwaliteitssysteem, waar de klassieke *management review*
+is vervangen door een strategische review in de Anchor Circle en waar een formele
+review van rolvervulling twee keer per jaar plaatsvindt. Het uitgangspunt daarbij
+is dat mensen "ons belangrijkste kapitaal" zijn.
+
+## 4. Coachingcultuur
+
+De coachingcultuur is het hart van de mensgerichte inrichting en de drager van het
+performancemodel. Het is een cultuur van continue feedback, ondersteuning en
+begeleiding, gericht op ontwikkeling in plaats van beoordeling. De cultuur is
+ingericht met vier vaste elementen.
+
+**Huddle Check-ins.** Twee keer per week komen kleine, vaste groepen bij elkaar
+voor snelle verbinding, updates en onderlinge steun. De frequentie en het vaste
+karakter maken de verbinding betekenisvoller dan klassieke mentoring.
+
+**Huddle Elevators.** Elke twee maanden vindt een diepere, gefaciliteerde
+ontwikkelsessie plaats. De "elevator"-gedachte legt de nadruk op *voortbouwen op
+sterktes* in plaats van alleen zwaktes repareren. Hier vindt ook de
+self-evaluation van het performancemodel plaats.
+
+**Capacity Building Framework.** Ontwikkeling is holistisch ingericht in drie
+domeinen: **Professional** (vakinhoudelijke en intellectuele vaardigheden),
+**Emotional** (sociale vaardigheden, zelfreflectie, afstemming van persoonlijke
+waarden op het werk) en **Physical** (gezonde leefstijl).
+
+**Persoonlijk Ontwikkelplan (POP).** Elke medewerker stelt een POP op, gebaseerd
+op **Ofman's kernkwadrant** (kernkwaliteit → valkuil → uitdaging → allergie). Het
+plan wordt gedeeld op een Miro-bord en besproken tijdens de Elevators.
+
+Twee kenmerken maken de cultuur werkbaar. Ten eerste zijn **openheid en
+kwetsbaarheid** een expliciete voorwaarde: medewerkers worden aangemoedigd open te
+zijn over ontwikkelpunten, zodat collega's beter kunnen ondersteunen. Ten tweede
+worden **fouten gevierd** — de "Most Rebellious Failures" bij de tweemaandelijkse
+celebration maken van leren-door-falen een norm en versterken de psychologische
+veiligheid.
+
+## 5. Beloningsstructuur
+
+De beloningsfilosofie is een directe vertaling van de kernwaarden: **belonen naar
+toegevoegde waarde, niet naar dienstjaren of functietitel.** De inrichting bestaat
+uit een vastgesteld deel en een richtinggevend deel.
+
+**Vastgesteld — Growth & Reward.** De salarisontwikkeling volgt de prestatie op de
+5 Pillars of Value. De self-evaluationscore wordt gekoppeld aan een **bandingmodel**
+met oplopende verhogingscategorieën (bijvoorbeeld 0–2%, 2–4%, enzovoort), zodat
+bovengemiddelde prestatie ook bovengemiddeld wordt beloond in plaats van een
+automatische verhoging voor iedereen. Bij het bepalen van de banden wegen de
+financiële gezondheid van het bedrijf, de inflatie (CPI) en de marktconformiteit
+mee; instroommoment binnen het jaar wordt pro-rata verrekend. De banding wordt ten
+slotte over de huddles heen gevalideerd om het beeld eerlijk en consistent te
+houden.
+
+**Richtinggevend, nog niet vastgesteld — het Baarda-model.** Als volgende stap in
+de beloningsstructuur verkent Respellion een **IT-geoptimaliseerde Baarda-ladder**
+(conceptdocument "Optie 3"). Dit model is gebaseerd op Rolf Baarda's principe
+*toegevoegde waarde = kennis × probleemoplossend vermogen* (TW = K × POV). Kern is
+dat het **niveau van een medewerker uitsluitend wordt bepaald door
+probleemoplossend vermogen** — niet door dienstjaren, opleiding of titel. De ladder
+kent acht niveaus die de Baarda-rollen vertalen naar IT-disciplines (full stack
+developers, QA-engineers, business analisten en agile coaches), met per niveau een
+tariefklasse-indicatie die in detacheringscontext als kwalificatie richting
+klanten dient. Dit onderdeel is expliciet **conceptueel en richtinggevend**: er
+liggen nog open besluiten over onder meer de naamgeving, de eenmalige initiële
+plaatsing van medewerkers, de te gebruiken marktbenchmark en de interne validatie
+van de gedragsindicatoren.
+
+## 6. Opschalen en toekomstperspectief
+
+De inrichting is ontworpen om te groeien **zonder managementlagen toe te voegen**.
+Respellion groeit van 15 teamleden (2025) naar een beoogde 30 (2026), met als doel
+complete, inzetbare ontwikkelteams te kunnen leveren.
+
+Twee mechanismen maken die schaalbaarheid mogelijk. Ten eerste **circle-nesting**:
+zodra de complexiteit binnen een circle toeneemt, splitst een deel zich af als
+sub-circle met eigen rollen en structurele bezetting. De bestaande gelaagdheid
+(Anchor → Operations → Software Delivery) is daar al de uitdrukking van; verdere
+groei betekent meer geneste circles, niet meer hiërarchie. Ten tweede biedt de
+**Baarda-ladder** — zodra vastgesteld — een schaalbaar beloningsraamwerk dat ook
+bij groei intern vergelijkbaar en naar klanten uitlegbaar blijft, doordat elk
+niveau een objectieve niveau-kwalificatie geeft.
+
+De consent- en tension-mechanismen (§1 en §2) zijn intrinsiek schaalbaar: ze
+verwerken verandering lokaal en continu, waardoor de organisatie ook bij groei
+adaptief blijft zonder centrale sturing. Het toekomstperspectief is daarmee een
+organisatie die in omvang verdubbelt terwijl ze haar platte, zelforganiserende
+karakter en haar maatschappelijke, open-source purpose behoudt.
+
+## Samenhang
+
+De zes onderdelen vormen één consistente logica. **Consent** legitimeert het
+gedistribueerde gezag van **Holacracy**; het **communicatiemodel** maakt dat gezag
+werkbaar; het **performancemodel** en de **coachingcultuur** houden de mensen
+erin gezond en in ontwikkeling; de **beloningsstructuur** zorgt dat toegevoegde
+waarde — niet anciënniteit — telt; en het **opschaalmodel** laat dit alles groeien
+zonder de platte structuur op te geven. Alle zes wortelen in de vier kernwaarden:
+Trust, Courage, Self-discipline en Entrepreneurship.

src/lib/__tests__/llmSchemas.test.js

@@ -9,7 +9,6 @@ import {
   customTopicSchema,
   graphActionsSchema,
   proposeGraphDeltaSchema,
-  onboardingOverviewSchema,
 } from '../llmSchemas';
 
 const sampleTopic = {
@@ -193,56 +192,3 @@ describe('proposeGraphDeltaSchema', () => {
     ).toThrow();
   });
 });
-
-describe('onboardingOverviewSchema (issue #32 — fast-tier stringified arrays)', () => {
-  const base = {
-    title: 'Privacy',
-    what_it_is: 'How we handle data.',
-    why_it_matters: 'You touch personal data weekly.',
-  };
-  const points = ['Point one', 'Point two', 'Point three'];
-  const topics = [{ topic_id: 'avg', label: 'AVG' }];
-
-  it('accepts well-formed output', () => {
-    const r = onboardingOverviewSchema.parse({ ...base, key_points: points, topics_covered: topics });
-    expect(r.key_points).toEqual(points);
-    expect(r.topics_covered).toEqual(topics);
-  });
-
-  it('coerces JSON-stringified arrays back to arrays (the exact #32 failure)', () => {
-    const r = onboardingOverviewSchema.parse({
-      ...base,
-      key_points: JSON.stringify(points),
-      topics_covered: JSON.stringify(topics),
-    });
-    expect(r.key_points).toEqual(points);
-    expect(r.topics_covered).toEqual(topics);
-  });
-
-  it('splits a bullet/newline string of key points as a fallback', () => {
-    const r = onboardingOverviewSchema.parse({
-      ...base,
-      key_points: '- Point one\n• Point two\n3. Point three',
-      topics_covered: topics,
-    });
-    expect(r.key_points).toEqual(points);
-  });
-
-  it('keeps the first 5 key points instead of failing on overage', () => {
-    const seven = Array.from({ length: 7 }, (_, i) => `P${i + 1}`);
-    const r = onboardingOverviewSchema.parse({ ...base, key_points: seven, topics_covered: topics });
-    expect(r.key_points).toEqual(['P1', 'P2', 'P3', 'P4', 'P5']);
-  });
-
-  it('still rejects genuinely bad output', () => {
-    expect(() =>
-      onboardingOverviewSchema.parse({ ...base, key_points: ['only', 'two'], topics_covered: topics }),
-    ).toThrow();
-    expect(() =>
-      onboardingOverviewSchema.parse({ ...base, key_points: points, topics_covered: 'not json at all' }),
-    ).toThrow();
-    expect(() =>
-      onboardingOverviewSchema.parse({ ...base, key_points: 42, topics_covered: topics }),
-    ).toThrow();
-  });
-});

src/lib/llmSchemas.js

@@ -229,43 +229,14 @@ export const themeSessionSchema = z.object({
   keyTakeaways: z.array(z.string().min(1)).min(3),
 });
 
-// Fast-tier models occasionally emit array tool fields as a JSON-encoded
-// string ("[\"a\",\"b\"]") instead of a real array (issue #32). Parse those
-// back to arrays before validating; leave anything else untouched so real
-// type errors still fail validation.
-function coerceStringifiedArray(v) {
-  if (typeof v === 'string') {
-    const s = v.trim();
-    if (s.startsWith('[')) {
-      try { return JSON.parse(s); } catch { /* keep original, let Zod report */ }
-    }
-  }
-  return v;
-}
-
-const onboardingKeyPoints = z.preprocess((v) => {
-  let out = coerceStringifiedArray(v);
-  // Fallback: a bullet/newline list as one string → split into points.
-  if (typeof out === 'string' && out.includes('\n')) {
-    out = out
-      .split('\n')
-      .map((line) => line.replace(/^\s*[-•*\d.]+\s*/, '').trim())
-      .filter(Boolean);
-  }
-  // Overage is trivial — keep the first 5 rather than failing the user.
-  if (Array.isArray(out) && out.length > 5) out = out.slice(0, 5);
-  return out;
-}, z.array(z.string().min(1)).min(3).max(5));
-
 export const onboardingOverviewSchema = z.object({
   title: z.string().min(1),
   what_it_is: z.string().min(1),
   why_it_matters: z.string().min(1),
-  key_points: onboardingKeyPoints,
-  topics_covered: z.preprocess(
-    coerceStringifiedArray,
-    z.array(z.object({ topic_id: z.string().min(1), label: z.string().min(1) })).min(1),
-  ),
+  key_points: z.array(z.string().min(1)).min(3).max(5),
+  topics_covered: z
+    .array(z.object({ topic_id: z.string().min(1), label: z.string().min(1) }))
+    .min(1),
 });
 
 /**

src/lib/llmTools.js

@@ -470,11 +470,11 @@ export const EMIT_ONBOARDING_OVERVIEW_TOOL = {
         items: { type: 'string' },
         minItems: 3,
         maxItems: 5,
-        description: '3–5 short, concrete takeaways a newcomer should remember about this theme. Must be a JSON array of strings — never a single string.',
+        description: '3–5 short, concrete takeaways a newcomer should remember about this theme.',
       },
       topics_covered: {
         type: 'array',
-        description: 'The topics that make up this theme. Reuse the exact topic_id you were given so the UI can link back. Must be a JSON array of objects — never a string.',
+        description: 'The topics that make up this theme. Reuse the exact topic_id you were given so the UI can link back.',
         items: {
           type: 'object',
           properties: {